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                    【張有根】優化流程管理提升競爭力
                    2014年01月22日 15:27   來源于:中國石油石化   作者:張有根   打印字號
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                       優化流程管理 提升競爭力

                      推進石油企業管理流程優化,充分利用信息技術,是提高企業競爭力的有效途徑。

                      ○ 文/張有根

                      隨著我國經濟的進一步發展,石油企業要想在國內、國際市場上站穩腳步,逐步擴大國內外市場占有率,就必須扎扎實實地從管理上下功夫。而推進我國石油企業管理流程優化,是建立現代企業制度的要求,是提高企業競爭力的有效途徑。

                      本文就石油銷售企業業務流程的優化和管理做一些探索,以便我國的石油企業能夠適應現代國際企業管理的發展趨勢,積極進行流程優化設計,達到增強企業競爭力的目的。

                      流程優化的理論依據

                      石油銷售企業業務流程優化是根據石油銷售流程優化的核心思想流程管理而來的。就石油銷售企業而言,流程包括運營流程、管理流程、崗位操作程序。最古老的流程思想可追溯到現代管理之父泰勒。泰勒的管理理論一個重要特點就是注重對工作流程的系統分析和研究,追求的是工作本身的最優化。流程改善和流程思考則起源于20世紀40年代由貝爾實施室提出的質量控制概念。上世紀70年代后,日本以質量控制概念為先導提出了全面質量管理的思想,更加強調對流程的思考和改善,認為只要把流程管理好了,輸出的產品和服務自然是好的,于是產生了風靡一時的豐田公司即時管理。到了80年代,管理大師波特提出了“價值鏈”概念,圣吉提出了“五項修煉”學說,把關注的焦點由流程的某一職能擴展到跨職能的流程,以信息技術和組織調整作為整個流程變化的推動器。流程優化則是把這些流程管理思想運用到包括生產制造企業(生產流程)在內的所有企業的所有流程。

                      另外,流程優化還融合了組織管理、分工理論等思想。流程優化還是運用信息技術和人力資源管理手段大幅度改善業務流程績效的方法。

                      流程優化與前幾年盛極一時的流程再造相比,流程優化是漸進式的局部風險相對較小的改進、改善,是以現有流程為基礎,通過對現有流程的整合、簡化、優化,同時輔以計算機技術,提高流程活動的績效。流程再造則講的是徹底的全面的也是風險很大的變革,是從流程所要取得的結果出發,從零開始設計新流程,風險和成功后的效益都很大。這兩種方式的選擇取決于企業的具體情況和外部環境。一般來說,外部經營環境相對穩定時,企業傾向于采取系統化改造法,以短期改進為主;在外部經營環境處于劇烈波動時,企業則傾向于采取全新設計法,著眼于長遠發展而進行比較大幅度的流程再造工作。

                      流程優化目的和內容

                      流程優化的目的。一是解決目前流程管理中不同管理層級、不同部門之間的流程銜接問題,避免重復交叉,相互扯皮,從而提高工作效率。二是解決管理流程與管理制度、管理流程與部門職責崗位職責的結合問題,使制度和流程得到有效的執行。三是通過各單位、部門和全員參與,“寫你所做的,做你所寫的”,解決流程的制定與執行“兩張皮”的問題,使流程的執行更加簡單、可行。四是解決經營管理流程體系與信息系統的融合問題。流程管理的最高境界是實現流程系統與信息系統的最大限度的融合。運用信息技術、信息手段來管理流程的運行,不僅可以控制流程運行的全過程,而且可以將流程運行的結果以數字信息形式自動匯集到系統中。

                      流程優化的內容主要包括三個方面。圍繞價值創造以降低成本為目標優化運營流程。盡最大能力滿足客戶的需求,客戶的生產才能進行順暢,客戶的增值也就越多,收入也就越大。但為客戶增值的過程中,可能增加企業的成本。由此,在運營流程優化過程中必須盡可能簡化、科學,避免煩瑣、重復,使企業成本持續降低,效益持續提升;圍繞支撐運營以提高效率為目標優化管理流程。支撐運營流程有兩個方面:一方面是支持流程,為價值創造所必須的人力、財、物提供保障和服務;另一方面是對運營過程的風險防范流程,也就是監督流程。這兩方面的支撐流程,必須進行持續優化,提供出最省時間、最短路徑的配套服務;圍繞過程管理以標準規范為目標優化工作流程。對崗位活動和具體工作的管理就是過程管理。過程管理必須以崗位活動和具體工作為內容,必須圍繞規范化、標準化目標展開。規范、標準既是目標又是方法,通過制定規范化、標準化的工作流程,形成工作手冊和操作手冊,進行員工的培訓和輔導,達成對工作過程的有效管理。

                      企業要做到持續優化

                      流程優化工作是一項十分煩瑣復雜的工作,必須有正確的理念引導。具體包括全流程的理念、端到端的理念、管理要求與流程融合的理念、持續優化的理念。

                      全流程的理念要求不僅是對某一節點、某一方面工作流程的優化,而是要求實現所有工作流程的優化。在流程優化工作中,必須立足于全流程優化的理念,系統理順跨層級、跨部門、跨崗位的工作流程。 端到端的理念強調通過接口事件,將詳細流程按照實際業務順序和關系進行無縫銜接,實現跨部門、跨業務、跨層級貫通,并通過發現和改進流程斷點、管理真空、責任邊界不清的問題。管理要求與流程融合的理念就是將企業的各種管理要求高度有機地融合到流程中去。流程是管理要求與目標實現之間的橋梁和管道(通道),強調“如何去把一件事情做得更好”。只有將制度、內控融合到流程的每個步驟中去,才能確保制度、內控真正的落實。持續優化的理念。流程優化工作不是一蹴而就的,更不是一成不變的。一方面要隨著外部環境和形勢的變化、經營管理技術的進步、經營管理體制的調整和管理模式的變化進行調整和完善。另一方面隨著企業對管理規律認識的不斷加深,流程會發生變化,企業必須對經營管理流程進行定期回顧和梳理,做到持續優化。

                      要做好經營管理流程優化工作,企業必須從現有各類流程開始梳理,進行深入分析、整合優化,并運用信息技術進行固化。因此,流程優化的工作步驟分為梳理、整合、優化、固化。

                      流程梳理就是對企業深入調研的基礎上,將現有流程進行歸集、分析,同時查找斷點、空白點和流程之間的不相銜接點,從而進行補充制訂流程;流程整合是在流程梳理的基礎上,圍繞企業發展戰略、發展目標和價值創造的要求,對流程進一步分析,清楚哪些是符合的,哪些是不符合的,哪些可以合并,哪些可以簡化;流程優化是在流程梳理、整合的基礎上,進一步簡化、優化、條理化的過程,從而運用流程設計的工具進行的流程再塑,形成完整、完善、有效的企業經營管理流程。流程固化有兩種方式:其一是將優化基礎上的流程編寫成流程手冊,提供給員工學習、培訓和執行。其二是將流程體系與信息技術結合,形成流程信息管理系統,將信息手段運用于流程運行的全過程,保障流程的執行、落實。

                      作者為中國石化江蘇石油分公司副總經理

                      責任編輯:周志霞

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