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                    “寫你所做的,做你所寫的”
                    2014年08月15日 10:47   來源于:中國石油石化   作者:周志霞   打印字號
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                       —訪中國石化江蘇石油分公司副總經理張有根

                      江蘇石油流程優化管理注重與實際工作高度融合,避免了“寫”和“做”的脫節。

                       文/本刊記者 周志霞

                      攝影/孫 醒

                      石油企業要想在國內、國際市場上站穩腳步,逐步擴大國內外市場占有率,就必須扎扎實實從管理上下功夫。近年來,中國石化江蘇石油在流程優化方面進行了多次探索,2013年正式啟動這項管理工作,并成為中國石化銷售板塊流程優化的試點單位。江蘇石油的流程優化高度注重與實際工作的融合,同時確保流程落地。那么,江蘇石油流程優化是如何開展的?取得了哪些成效?未來又將如何做得更好?針對這些問題,本刊記者專訪了中國石化江蘇石油分公司副總經理張有根。

                      流程優化啟動

                      中國石油石化:張總,您好!流程優化2013年開始全面啟動,江蘇石油作為中國石化銷售板塊的試點單位,請您簡單介紹一下流程優化,同時開展流程優化想達到怎樣的目標?

                      張有根:公司提出的業務流程優化,就是依據科學合理、簡捷明了、操作方便、管控適度的原則,對現行的業務流程進行梳理、完善和改進,實現工作程序和工作步驟的路徑最短、環節最少、時間最省、效果最好。流程優化的目標是以信息系統為支撐,建立科學合理、精簡高效,集職責、流程、崗位、制度內控四位一體,“有用、管用、實用”的流程管理體系,實現從傳統企業向現代企業、從職能驅動向業務驅動、職能管理向流程管理企業的轉變。

                      中國石油石化:推進流程優化,主要想在實際工作中解決哪些問題?

                      張有根:具體而言,要解決四個方面的問題。一是解決目前流程管理中不同管理層級、不同部門之間的流程銜接問題,避免重復交叉,相互扯皮,提高工作效率。二是解決管理流程與管理制度、管理流程與部門職責崗位職責的結合問題,使制度和流程得到有效執行。制度決定工作步驟和工作流程是否繼續運行下去。它就像流程節點的一個“開關”,如果符合制度要求,符合制度設定的條件,那就是“YES(開)”,否則,就是“NO(關)”。這樣把制度嵌入到流程中,與流程相結合,既保證制度的執行,又為流程的順暢提供保障。三是通過這次流程的梳理、整合讓各部門各單位和骨干員工參與,“寫你所做的,做你所寫的”,解決流程的制定與執行兩張皮的問題,使流程的執行更加簡單、可行。四是解決流程體系與信息系統的融合問題。

                      優化流程確保落地

                      中國石油石化:據我所知,關于流程優化2003年江蘇石油就開始做,2006年重新梳理,2010年又一次全面梳理,但多次梳理并沒有從根本上解決企業基礎管理的問題,那么這次流程優化在理念與工作上有哪些不同?

                      張有根:就如你所說的,這幾年,江蘇石油在流程的梳理與優化方面進行了多次探索。2003年ERP試點時、2006年配套石油銷售企業經營管理體制改革、2010年響應總部的精細化管理要求時都進行了流程梳理,但都是為了某個單項梳理的,也沒有部門進行審核,基本上是流程繪制后,成為一本書、一個文件,就再也沒有人去理了,最后的結果就是流程與實際操作是脫節的。本次流程優化主要從幾個方面進行了改進和提升。

                      一是從實施方法上,借鑒了國際上通用的流程梳理方法論,引進了全業務、全流程、端到端、業務場景的理念和方法,確保業務職責明確、流程不遺不漏、無縫連接。二是在平臺使用上,引入德國ARIS軟件定制開發流程管理系統,按照統一的流程規范進行流程建模。三是在輸出結果上,系統能提供部門崗位手冊、用戶崗位流程手冊。四在體系融合上,通過流程來實現管理體系的有機融合。五是通過業務職責梳理, 促進企業從職能驅動型向業務驅動型轉變,消除管理空白與重疊。

                      中國石油石化:流程優化需要與實際工作高度融合,只有這樣才能落地和有效執行。那么,我們怎樣確保流程落地和有效執行?

                      張有根:流程梳理工作之初,公司就提出了“寫你所做的,做你所寫的”“從實踐中來,到實踐中去”的要求。“寫你所做的”就是指在流程梳理階段,根據各個部門、崗位實際工作來梳理流程,確保每個流程的可操作性。流程發布后,公司在全省范圍內組織了流程試運行,同步開展了“我為流程做診斷,我為優化做貢獻”活動,動員全體員工通過流程的試運行,開展提出流程改善建議活動。僅僅3個月的時間,全省就提交了近600條流程改善建議,使流程得到較大的改進與優化。

                      流程正式運行時,公司將采取兩項措施。一是對有信息系統支撐的流程,提出了運行類流程與ERP集成,管理類流程與OA系統集成,讓流程在信息系統固化中保證流程的執行;二是對沒有信息系統支撐或者流程固化成本較高的流程,建立嚴格的流程運行管理機制,并將流程考核與內控檢查和崗檢相結合,加強流程績效考核。

                      將流程優化做成樣板

                      中國石油石化:全面啟動流程優化近一年的時間了,啟動前與啟動后有哪些變化?

                      張有根:通過近一年的流程梳理,江蘇石油從可識別的1067條流程中,經過簡化、優化共梳理整理出流程761條,業務場景62個;修訂了省分二級公司相互銜接的一級職責233項,二級職責749項,規范崗位設置435個;對江蘇石油的846項制度進行整理,整合為338項標準化制度。

                      此外,流程優化從清晰職責、業務協同和規范管理三個方面為各部門各崗位提供價值。在清晰職責方面,流程梳理澄清了調整后的管控模式和組織職責。實現了崗位職責由“寬泛”到“精湛”的轉變。在業務協同方面,通過端到端流程梳理,加強了部門之間的分工和協作,促進了橫向溝通。在規范管理方面,公司為各崗位提供了工作指南,支持基于崗位角色的系統權限管理。

                      中國石油石化:江蘇石油提出下一步將流程優化做出成績做出樣板,具體有哪些計劃?

                      張有根:下一步,江蘇石油作為銷售板塊流程優化的試點單位,成果應該能做到可復制、可推廣 。圍繞著這樣目的,我們將開展以下五項重點工作。

                      一是根據銷售公司專家要求,實施流程的標準化,初步建成板塊樣板流程。通過全面培訓,開展“我為流程做診斷,我為優化做貢獻”活動,深化流程完善和標準化的工作。二是在已建業務流程管理系統基礎上建設流程固化集成、流程績效監控以及流程工作臺等模塊,實現流程管理系統對流程管理生命周期的全覆蓋。三是改變長期以來形成的“以職能部門為中心”的職責劃分思路,基于流程梳理成果,設計江蘇石油“以業務為中心”建立職責清晰、部門協同、流程高效的經營管理體系。四是進一步提高管理體系的可操作性和簡約性。五是建立完善流程的“法治化”機制,設計符合石油銷售企業未來發展需要的業務流程管理機制。

                      當然,流程的梳理優化目前還沒有成功的案例可借鑒?,F在我們所做的,應該還僅僅是走到了半山腰,離目標還有相當長的路要走。但我們有信心達到目標。

                      責任編輯:周志霞

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